3.12 Tuotantotapa-analyysi julkisista taksihankinnoista

Kokonaisurakkamallilla voit laskea kustannuksia jopa 30 % tai saada samalla rahalla merkittävästi laadukkaampaa palvelua. Tämä analyysi antaa konkreettiset laatutavoitteet, mitoitusperusteet ja arviointikriteerit hankinnan valmisteluun.

Palvelun saatavuusvaatimus

Kelan korvaamat kuljetukset ja osa VPL-kuljetuksista tulisi olla saatavilla 24/7/365. Osa VPL-SHL-kuljetuksista voidaan rajata kello 6–22 välille. Tavoitteena on, että 90 % kaupunkialueen kuljetuksista toteutetaan 30 minuutin sisällä asiakkaan toivomasta noutoajasta, loput 60 minuutin sisällä. Maaseudulla vastaavat rajat ovat 90 % 60 minuutin sisällä ja loput 120 minuutin sisällä.

Toteutumisprosentti – 99,9 % eikä 99 %

Epäonnistumiset keskittyvät vaikeimmin toteutettaviin kuljetuksiin ja yksittäisille asiakkaille. 99 % onnistumisaste näkyy paikallislehdissä, suorina asiakaspalautteina ja palvelun käyttäjien edunvalvojien jatkuvana tyytymättömyytenä. 99,9 % tavoite tarkoittaa, että maksimissaan joka tuhannes kuljetus epäonnistuu.

Täsmällisyys ja yhdistely

Asiakkaan matka-aika saa maksimissaan kaksinkertaistua, mutta vähintään 15 minuutin pidentyminen on aina sallittu. Nouto tulee toteuttaa 15 minuutin sisällä sovitusta ajasta. Asiakkaalla pitää olla mahdollisuus seurata kuljetuksen saapumista.

Turvallisuus ja asiakkaan yksilölliset tarpeet

Asiakkaiden yksilöllisiä tarpeita tulisi huomioida. Edellä mainitut vaatimukset voivat joustaa asiakkaan kanssa sovittaessa – asiakas voi hyväksyä pidemmät matka-ajat vastineeksi enemmän matkoista.

Tilaustapahtuman sujuvuus

Tilauksia tulee pystyä tekemään vuorokauden ympäri. Tilaussovelluksen toimintaoloaika tulee olla vähintään 99,99 %, puhelintilausten vasteaika maksimissaan 60 sekuntia, sähköposti- ja viestintäpalveluiden vasteaika maksimissaan 20 minuuttia.

Laadun raportointivaatimus – reaaliaikainen lokidata

Palveluntuottaja toimittaa lokidataa reaaliajassa: yhteydenottoyritykset, onnistuneet yhteydenotot, tilausten kirjaaminen ja muutokset, kuljettajan valinta, matkan aloitus ja lopetus sekä kuljettu reitti määrävälein kirjattuine nopeuksineen.

Kustannussäästöt – 30 % kokonaisurakkamallilla

Nykyisiä kustannuksia on mahdollista laskea jopa 30 % tai vaihtoehtoisesti nyt käytettävällä rahalla voi hankkia 30 % enemmän tai aiempaa laadukkaampia palveluita kokonaisurakkamallilla.

Riskien hallinta ja jatkuvuus

Palvelun tuottamisen epäonnistuessa se on korvattavissa kahden kuukauden kuluessa toisen toimijan palvelulla.

Yksityisten taksipalvelujen tukeminen

Julkisella hankinnalla tulisi tukea yksityisten taksipalvelujen elinvoimaisuutta ja ympärivuorokautista tarjontaa kohdealueella.

Nykytilan arviointi

Analyysissä arvioidaan, onko palvelun laadussa korjattavaa, onko kustannuksissa säästettävää ja tukeeko palvelun järjestämismalli taksimarkkinoiden pitkäjänteistä kehitystä.

Tuotantotapavaihtoehtojen arviointi

Selvitetään, mitä palveluita nyt tuotetaan ja onko järkevää yhdistää muiden tahojen vastuulla olevia palveluita (koulukyydit, VPL/SHL-kuljetukset, päivätoiminnat, sairaalasiirrot, Kelan korvaamat kuljetukset). Arvioidaan oman tai ulkoistetun tuotannon soveltuvuutta eri palveluihin.

Sopivat vastuualueet – aluejako 2–4 osaan

Ympärivuorokautinen palvelu vaatii vähintään 2 M€/vuoden laajuutta, jotta yöpäivystysten kysyntä kattaa kustannukset. Hyvinvointialueen alue kannattaa jakaa 2–4 "pizzalohkoon", alueeseen, joissa jokaisessa on sekä suuremman kysynnän keskuskaupunkia että maaseutumaista aluetta. Kuvassa ehdotus Keski-Suomen alueen jakamisesta kolmeen osaan eri toimijoiden vastuualueiksi.

Kohteen määrittäminen ja priorisointi

Taksinkuljettajan palkka on suurin kustannuserä. Palveluntarpeen ymmärtämiseksi tulee kartoittaa, mihin palveluihin kuluu eniten ihmistyötä. Kartoita, mihin vastuullasi olevista palveluista tai alueista kuluu eniten ihmistyötä. Jos tiedossasi on euroja työtuntien sijaan, voit jakaa kustannukset luvulla 30 €/h, jolloin saat tuloksena arvion työtuntien määrästä.

Kun muodostetaan ymmärrystä ajallisesta ja maantieteellisestä palveluntarpeesta, apuna kannattaa käyttää vähintään yhden tavallisen kuukauden ajojen tietoja osoite- ja kellonajoittain. Kaikista Suomessa toteutettavista taksipalveluista on saatavissa dataa osoite- ja kellonajoittain. Tarvitsemasi datan toimittaminen ei ole palveluntuottajalle ongelmallista. Jos palveluntuottaja ei ole yhteistyöhaluinen tässä asiassa, pyri vaihtamaan palveluntuottaja viiveettä sellaiseen, joka tukee kehityspyrkimyksiäsi.

Tehokkuus ja kuljettajien mitoitus

Julkisten kuljetuspalvelujen kysyntä keskittyy tyypillisesti 85–95 % arkipäiväaikaan. Ympärivuorokautisen palvelun varmistamiseksi ilman kustannusten nousua tulee palveluntuottajalla työllistyä vähintään 20 autoa arkipäivisin.

Tehokkaassa palvelussa kuljettajan tulisi olla palvelemassa asiakasta vähintään puolet työajastaan. Nyt moni hanke toimii niin, että kuljettajat odottavat 2–3 tuntia 15 minuuttia kestävää kyytiä.

Arviointiperusteita – palkka ja liikevaihto

Luotettavaksi asiakaspalvelijaksi sopivan taksinkuljettajan kohtuullisena palkkana voi pitää 30 000 €/vuosi. Palkkakulut muodostavat noin 55 % taksin kustannuksista, joten kuljettajan työllistäminen vaatii 60 000 €/vuoden liikevaihtoa.

Yksittäisestä palvelusta jokaista kuljettajaa kohti laskutusta tulee olla vähintään 20 000 € vuodessa, jotta kuljettajalla säilyy riittävä intressi sitoutua palvelun laadukkaaseen tuottamiseen.