4.12 Markkinavuoropuhelut hankinnan aikana

Älä kirjoita hankinta-asiakirjoihin mitään, mitä et aio valvoa. Kuolleeksi kirjaimeksi jäävät vaatimukset korruptoivat osapuolten moraalia toimia muutenkin sopimuksen mukaan.

Vuoropuhelu jokaisessa vaiheessa

Ennen reunaehtojen, hankinnan muodon ja laajuuden suunnittelua pidä markkinavuoropuhelu. Pidä sellainen myös seuraavien vaiheiden jälkeen:

1. Hankinnan muodon ja laajuuden päättäminen

2. Alustavien hankinta-asiakirjojen valmistuminen

3. Varsinaisten hankinta-asiakirjojen valmistuminen

Kolme kultaista sääntöä hankinta-asiakirjoille

1. Älä kirjoita mitään, mitä et täysin ymmärrä. Lue hankinta-asiakirjat läpi lause kerrallaan esimerkiksi osaavan palveluntuottajan kanssa.

2. Älä kirjoita mitään, mitä tarjoajat eivät ymmärrä. Jos tarjoaja ei ymmärrä vaatimusta, hän joko hinnoittelee riskipreemion tai jättää tarjoamatta.

3. Älä kirjoita mitään, jota et aio vaatia tai valvoa. Kovat vaatimukset, jotka nykyiset palveluntuottajat tietävät kuolleiksi kirjaimiksi, nostavat uusien tarjoajien kynnystä, lisäävät paperia ja heikentävät koko sopimuksen uskottavuutta.

Kirjoittajan nakemys:

Hankinta-asiakirjat ovat sopimus, eivät toivelista. Jokainen ehto, jota et valvo, heikentää koko sopimuksen uskottavuutta. On parempi kirjata vähemmän ja pitää se, kuin kirjata paljon ja valvoa vähän.

Muista hankinnoissa

Testaa jokainen ehto kolmella kysymyksellä: ymmärränkö, ymmärtääkö tarjoaja, aionko valvoa?
Jos vastaus on "ei" yhteenkin kysymykseen, poista tai muokkaa ehto
Pidä markkinavuoropuhelu jokaisessa hankinnan vaiheessa – ennen reunaehtoja, muodon päättämisen jälkeen ja asiakirjojen valmistuttua
Lue asiakirjat läpi yhdessä palveluntuottajan kanssa ennen julkaisua