4.14 Hankinnan valvonta
Varaa valvontaan kaksi prosenttia sopimuksen arvosta ja automatisoi mahdollisimman pitkälle. Kerro valvontamalli palveluntuottajille jo tarjouspyynnössä – avoimuus laskee tarjousten hintatasoa.
Rakennusalan nyrkkisääntö: 2 % sopimuksen arvosta
Rakennusalalla on käytössä nyrkkisääntö: sopimuksen valvontaan käytetään kaksi prosenttia sen arvosta. Investointi tienaa itsensä moninkertaisesti takaisin: valvomaton sopimus on kallis, valvottu on edullinen. Neljän miljoonan euron sopimuksessa kaksi prosenttia tarkoittaa 80 000 euroa vuodessa.
Katso myös Valtiovarainministeriön hyvä sopimusseurantaopas: [Viisi avainta sopimusseurantaan](https://vm.fi/documents/10623/246470072/H-S_Viisi_avainta_sopimusseurantaan.pdf)
Konsulttiosaaminenkin kehittyy
Rakennusalalla on hyvä tapa käyttää sopimuksen valvontaan konsulttiyrityksiä, jotka oppivat rakennusliikkeiden metkut ja pystyvät ohjaamaan muualla opittua osaamista uusiin hankkeisiin. Sama malli toimii kuljetuspalveluissa: ulkopuolinen valvontakonsultti oppii palveluntuottajien toimintatapojen heikkoudet ja siirtää osaamista hankinnasta toiseen.
Automatisoi valvonta
Sopimuksenmukaisen palvelun valvonta kannattaa automatisoida mahdollisimman pitkälle. Tilaajana keräät käyttämääsi järjestelmään tiedot palvelun jokaisesta tapahtumasta: missä auto oli, kauanko matka kesti, oliko asiakas tyytyväinen. Poikkeamat näkyvät automaattisesti ilman manuaalista tarkistusta.
Sopivia järjestelmiä voi syntyä joko tilaajan tai valvontapalvelua tarjoavien konsulttien toimesta, mutta yksinkertaisinta sellaisen hankinta tällä hetkellä on tilata se osana kuljetussopimusta: palveluntuottaja toimittaa datan tilaajan tietokantaan reaaliaikaisesti.
Kirjaa vain valvottavia asioita
Sopimuksen vaatimuksiin kannattaa kirjata vain asioita, jotka voi varmistaa ja joita aikoo palveluntuottajalta vaatia. Kuolleeksi kirjaimeksi jäävät asiat korruptoivat sopimuksen moraalia: jos palveluntuottaja tietää, että tietyt vaatimukset eivät toteudu käytännössä, hän oppii suhtautumaan muihinkin vaatimuksiin välinpitämättömästi.
Kirjoittajan nakemys:
Muista hankinnoissa
- Varaa 2 % sopimuksen arvosta valvontabudjettiin – neljän miljoonan sopimuksessa se on 80 000 €/vuosi
- Kuvaa valvontamalli ja seuraamukset jo tarjouspyynnössä – avoimuus laskee tarjousten hintatasoa
- Automatisoi valvonta: kerää data jokaisesta kuljetuksesta reaaliajassa
- Harkitse ulkopuolista valvontakonsulttia – konsultti oppii tuottajien metkut ja siirtää oppeja hankinnasta toiseen
- Kirjaa vain ehtoja, joita aiot oikeasti valvoa