5.3 Valitukset hankinnoista
Suurin osa hankintavalituksista johtuu epäselvistä asiakirjoista ja toimijoiden tottumattomuudesta – ei itse hankintapäätöksestä. Hyvällä valmistelulla voit vähentää valituksia jopa 90 %.
Mistä valitukset syntyvät?
Epäselvät hankinta-asiakirjat ja toimijoiden tottumattomuus markkinoilla toimimiseen aiheuttavat kilpailutuksiin valituskierroksia. Kun asiakirjoissa on tulkinnanvaraa tai ristiriitaisuuksia, tarjoajat valittavat – usein aiheellisesti.
Väliaikainen sopimus suojaa palvelun jatkuvuutta
Hyvä käytäntö on ollut tarjota valitussa hankinnassa valitulle palveluntuottajalle mahdollisuutta aloittaa sopimuksen mukainen palvelu väliaikaisella sopimuksella valituksesta huolimatta. Uudella palveluntuottajalla riskinä on starttikustannusten suuruus suhteessa mahdollisesti lyhyeksi jäävään sopimuskauteen, mutta silloin hävinneen vanhan palveluntuottajan ei hyödytä tehdä valitusta hankinnasta omaa sopimuskautta pitkittääkseen.
Markkinavuoropuhelut ovat paras ennaltaehkäisy
Hyvät markkinavuoropuhelut ja huolella laaditut hankinta-asiakirjat pienentävät valitusten määrää.
Hankintaoikaisu kevyempänä vaihtoehtona
Kirjoittajan nakemys:
Muista hankinnoissa
- Testaa hankinta-asiakirjat tarjoajilla ennen julkaisua – poista tulkinnanvaraisuudet
- Käy markkinavuoropuheluja huolellisesti
- Valmistele väliaikainen sopimus valitusprosessin varalle, jotta palvelu jatkuu eikä vanhalla palveluntuottajalla ole intressiä valittaa aikaa pelatakseen
- Hyödynnä hankintaoikaisua ennen markkinaoikeutta – se on nopeampi ja kevyempi